직장인 하루 일정 관리, 이렇게 하면 시간 낭비 끝!

 

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직장 생활, 매일매일 할 일은 쌓여만 가는데 정작 중요한 일을 놓치고 야근하는 날이 많으시죠? 저도 그랬습니다. 올해 초, 제 책상은 항상 서류 더미로 뒤덮여 있었고, 퇴근 시간이 다가오면 불안감에 휩싸이기 일쑤였죠. 하지만 몇 가지 간단한 습관을 바꾸면서 제 하루가 눈에 띄게 달라졌습니다. 더 이상 시간에 쫓기지 않고, 오히려 시간을 제 편으로 만드는 방법을 제 경험을 바탕으로 솔직하게 공유해 드릴게요.

처음엔 나도 '계획충'이었다가 '계획만 충'이 되었다

사실 처음부터 일정 관리를 잘했던 건 아니에요. 오히려 '계획'이라는 단어를 들으면 머리부터 발끝까지 의욕이 넘치던 때가 있었습니다. 20대 후반, 한창 커리어를 쌓아가던 시절이었죠. 저는 매일 아침, 그날 해야 할 일을 빽빽하게 적은 노트와 함께 하루를 시작했습니다. '오전 9시: 메일 확인 및 답장', '오전 10시: A 프로젝트 회의 준비', '오후 1시: 점심 식사 후 휴식'… 이렇게 시간대별로 쪼개서 계획을 세웠죠.

하지만 현실은 늘 제 계획과 달랐습니다. 예상치 못한 전화가 걸려오거나, 갑자기 다른 팀의 요청이 들어오기 일쑤였죠. 계획대로 되지 않는 상황에 당황했고, 결국 그날 해야 할 일을 다 끝내지 못하고 퇴근 시간이 다가오면 좌절감을 느꼈습니다. '나는 왜 이렇게 계획을 못 지킬까?' 자책도 많이 했고요. 그렇게 '계획만 충'이 되어버린 저는 결국 계획 세우는 것 자체에 회의감을 느끼고 잠시 손을 놓기도 했습니다.

나에게 맞는 '하루 일정 정리'의 핵심은 '유연성'이었다

그러다 문득 이런 생각이 들었습니다. '모든 걸 완벽하게 계획하려다 오히려 아무것도 못 하는 건 아닐까?' 그래서 작년부터는 조금 다른 방식으로 접근하기 시작했습니다. 완벽한 시간 계획 대신, '오늘 꼭 해야 할 일'과 '하면 좋은 일'을 구분하는 것부터 시작했죠.

1. '핵심 업무'와 '부가 업무' 분리하기

가장 먼저 한 것은 '오늘 반드시 끝내야 하는 일'과 '시간이 남으면 하면 좋은 일'을 명확하게 구분하는 것이었습니다. 마치 마감일이 있는 중요한 프로젝트와, 여유가 될 때 하면 더 좋은 부가 업무처럼요. 저는 매일 아침, 하루를 시작하기 전에 딱 3가지 정도의 '핵심 업무'를 정합니다. 이 3가지 안에서는 어떤 일이 있어도 반드시 마무리하겠다는 마음으로요. 나머지 자잘한 업무나, 급하지 않은 일들은 '부가 업무' 목록으로 따로 빼놓습니다.

처음에는 이 '핵심 업무'를 정하는 것조차 어려웠습니다. 무엇이 핵심이고 무엇이 부가인지 구분이 안 갔거든요. 예를 들어, 거래처에 보낼 보고서 작성과, 팀 내 공유 자료 검토가 있다고 가정해 봅시다. 보고서 작성이 오늘까지 제출해야 하는 '핵심 업무'라면, 공유 자료 검토는 내일 해도 되는 '부가 업무'가 될 수 있겠죠. 이렇게 우선순위를 명확히 하는 연습을 꾸준히 했습니다.

2. '시간 묶음'으로 집중력 높이기

핵심 업무를 정하고 나면, 그 업무에 집중할 수 있는 '시간 묶음'을 만듭니다. 저는 주로 90분 단위로 시간을 묶습니다. 90분 동안은 다른 어떤 방해도 받지 않고 해당 업무에만 몰두하는 거죠. 타이머를 맞춰놓고, 그 시간 동안에는 핸드폰 알림을 끄고, 불필요한 인터넷 서핑도 삼갑니다. 90분이 지나면 10~15분 정도 짧은 휴식을 취하고, 다시 다음 90분 묶음을 시작합니다.

이 '시간 묶음' 방식이 저에게 효과적이었던 이유는, 인간의 집중력이 무한하지 않다는 것을 인정했기 때문입니다. 짧은 시간 동안 최대의 집중력을 발휘하고, 중간중간 짧은 휴식으로 에너지를 충전하는 거죠. 처음에는 90분 동안 집중하는 것이 쉽지 않았습니다. 자꾸 다른 생각이 떠오르고, 손가락이 키보드 대신 스마트폰을 향했죠. 하지만 의식적으로 '지금은 이 업무에만 집중하는 시간'이라고 되뇌면서 조금씩 익숙해졌습니다.

3. '자투리 시간' 활용법

하루를 살다 보면 예상치 못한 '자투리 시간'이 생기기 마련입니다. 회의가 예상보다 일찍 끝나거나, 점심 식사 후 잠깐의 여유 시간 같은 것들이죠. 저는 이 자투리 시간을 그냥 흘려보내지 않고, 미리 정해둔 '부가 업무' 목록 중에서 가장 간단하고 빠르게 처리할 수 있는 일을 해치웁니다. 예를 들어, 간단한 메일 답장, 자료 스크랩, 짧은 전화 통화 등이 될 수 있습니다.

물론 처음에는 이 자투리 시간마저도 그냥 멍하니 보내거나, SNS를 보며 허비하는 경우가 많았습니다. '어차피 짧은 시간인데 뭐…'라는 생각 때문이었죠. 하지만 이런 자투리 시간들이 쌓이면 생각보다 많은 일을 할 수 있다는 것을 깨달았습니다. 하루에 10분씩만 활용해도 일주일에 50분, 한 달이면 200분, 거의 3시간 이상을 절약하는 셈이니까요.

4. '유연성'을 잃지 않는 것이 중요

가장 중요한 것은 '유연성'입니다. 아무리 계획을 잘 세워도 예상치 못한 변수는 언제든 생길 수 있습니다. 그럴 때마다 좌절하고 계획을 포기해버리면 아무것도 달라지지 않겠죠. 저는 계획대로 되지 않았을 때, '괜찮아, 내일 다시 하면 되지'라고 스스로를 다독입니다. 그리고 계획을 수정하고, 우선순위를 다시 조정합니다.

어떤 날은 핵심 업무를 모두 끝내지 못할 수도 있습니다. 어떤 날은 예상치 못한 급한 일이 생겨 계획했던 모든 것을 뒤로 미뤄야 할 수도 있고요. 그런 날에는 너무 스트레스 받지 않으려고 노력합니다. 대신, 오늘 무엇을 했고, 무엇을 하지 못했는지 솔직하게 돌아보고 다음 날 계획에 반영하는 거죠. 완벽한 계획보다는 '꾸준히 실행하는 것'이 훨씬 중요하다고 생각합니다.

마무리하며, 나만의 '하루 일정 정리'를 찾아가세요

제가 오늘 말씀드린 방법들이 모든 사람에게 똑같이 효과가 있을 거라고 생각하지는 않습니다. 사람마다 일하는 방식도 다르고, 중요하게 생각하는 가치도 다르니까요. 저 역시도 이 방법을 찾기까지 수많은 시행착오를 겪었고, 지금도 조금씩 저에게 맞게 수정해나가고 있습니다.

중요한 것은 '나에게 맞는' 방법을 찾는 것입니다. 처음에는 조금 서툴더라도, 꾸준히 시도해보세요. 오늘 해야 할 일 세 가지를 정하는 것부터 시작해도 좋습니다. 자투리 시간을 활용해 메일 한 통을 보내는 것부터 시작해도 좋고요. 그렇게 하나씩 자신만의 '하루 일정 정리' 루틴을 만들어나가다 보면, 어느새 시간이라는 녀석이 여러분의 가장 든든한 지원군이 되어줄 거라고 믿습니다. 저도 아직 완벽하진 않지만, 예전보다는 훨씬 여유롭고 생산적인 하루를 보내고 있답니다. 여러분도 분명 해내실 수 있을 거예요.